Mission assistante de direction
Les activités de l’assistant/assistante de direction peuvent varier selon :
La taille de l’entreprise
Dans les grandes entreprises, l’assistant/assistante de direction peut être amené(e) à encadrer l’activité d’une équipe d’assistants/assistantes.
La fonction
Les tâches attribuées à l’assistant/assistante de direction varient selon leur fonction. Il/elle peut se spécialiser dans un domaine spécifique (RH, juridique, logistique, import/export, bancassurance…). La profession évolue et les entreprises recherchent des profils de candidats dotés de nouvelles compétences, notamment en matière de reporting d’activité ou de gestion des coûts dans le secteur des frais généraux.
Le niveau du responsable
Plus le niveau du responsable accompagné est élevé et plus l’assistant/assistante de direction détient de responsabilités.
Nous travaillons régulièrement en liaison avec les dirigeants et les CEO des entreprises pour organiser et optimiser leurs tâches pour réaliser les prestations suivantes :
ORGANISATION DE L’AGENDA DU DIRIGEANT ET ACCEUIL
- Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
- Gérer un ou plusieurs agendas complexes et fluctuants ;
- Organiser des réunions et gérer les participants ;
- Préparer des présentations power point ;
- Saisir des comptes rendus ;
- Organiser des déplacements en France et à l’international ;
- Gérer les notes de frais et le suivi des dépenses ;
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques et les mails ;
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…) ;
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…) ;
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
GESTION – SUIVI ET ARCHIVAGE DES COMPTES RENDUS ET DOCUMENTATION DU DIRIGEANT
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles ;
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information) ;
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire ;
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…) ;
- Réalisation du suivi comptable et financier ;
- Gérer les notes de frais ;
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;
- Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…) ;
- Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables
COMMUNICATION
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…) ;
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
ACTIVITÉS ÉVENTUELLES
- Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations ;
- Réaliser un suivi administratif du personnel ;
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients…) ;
- Suivre les procédures d’appels d’offres.
